製造業のような現場仕事が中心の会社であっても「事務仕事」は存在します。事務仕事は事務員だけではなく現場の作業員や管理者・経営者も行うことがあり、意外と時間を取られています。

こうした事務仕事は増やすことで売上・利益を生む活動ではないです。そのため（顧客との接点は除いて）出来るだけ簡略化し、その分の時間や資金を売上・利益を生む活動に集中することが望ましいです。

企業で行われる事務仕事の多くにはExcelが使用されています。Excelには作業を簡略化するための様々な機能が備わっていて、それら機能を活用することで業務を効率化することが可能です。

１．Excelの機能を活用した改善

御社が現在Excelで行っている事務仕事で以下のようなことはないでしょうか？

前述したようにExcelには様々な機能があり、
例えば

といったことが出来ます。こうした機能を組み合わせて活用することで業務の効率化が可能です。

改善例　受注管理業務の改善

以下の業務の改善を考えます。

業務：受注管理
現状の手順：①受注を受けたらExcelの『受注管理表』に顧客情報、商品情報、納期等を入力。
　　　　　　②別ファイルの『受注確認書』『出荷指示書』を作成して発行。
　　　　　　③その後別ファイルの『在庫管理表』に出庫量を入力し、月ごとの在庫予定を計算。
問題点：毎日の数が多いため、時間がかかり誤りもある。

改善①　『受注管理表』付属情報を自動で入力

全て入力で行っている『受注管理表』への入力を、会社名を選択すれば住所や電話番号などは自動で入力されるようにします。商品情報も同様です。
これにより入力の手間を削減します。

改善②　『受注確認書』入力内容を各帳票に反映して作成

「受注確認書」「出荷指示書」に記載する受注情報は、受注管理表の内容を自動で反映します。
帳票のフォーマットに対して直接入力をすると複数の箇所に視線を向けなければならなくなり、確認抜けによる誤りの危険性が高くなります。
入力する箇所を減らすことで、帳票作成の手間を大きく削減できると共に入力間違いが防止されます。

改善③　『在庫管理表』計算式を入力しておき、自動で計算

受注管理表の商品情報を在庫管理表に反映します。月ごとの受注残を計算する必要がある在庫管理表は、計算式をあらかじめ設定しておくことで自動計算し、毎回の計算の手間を省きます。

改善まとめ

Excelの改善により
　・入力は受注管理表に1回入力するだけ。
　・在庫計算は自動計算により手間を削減。
　・入力ミスの防止により発生する余計な業務を削減。
の形で効率化することが出来ました。

こうした改善は一度行ってしまえば効果を発揮し続けるため、早期に改善してしまうことをお勧めします。

２．支援内容

事務業務の効率化支援では、主に以下の流れで行います。

■Excel改善支援の流れ
1	まずはお問い合わせフォームまたはお電話のいずれかにて、「希望する内容が実施可能かどうか？」をお問い合わせください。弊社から回答を致します。
2	お問い合わせを頂いた後、弊社担当者がご訪問致します。 改めて現場で内容を確認させて頂き、改善可能であれば費用のお見積りをお渡しいたします。 改善を実施する場合、その場で完了できるものであればご担当者様と立ち合いの元、その場で改善を行います。時間が必要なものに関しては、情報を消去したファイルを頂き、改善して後日お渡しいたします。
3	実際にファイルを使用しているご担当者様に1週間程度テストとして実際に使用して頂きます。使用感や不明な点等を確認し必要な箇所を修正した後、正式に納品致します。
4	改善が終了し、納品した後もご相談を承ります。 *改善内容に不具合がある場合、修正は無料で行います。

ご希望の改善が非常に小さな箇所である場合やご希望がある場合、関連する他の業務を見せて頂き弊社の方から業務削減のご提案をさせて頂きます。

３．支援費用

　１６,５００円（消費税等込み）～　＊改善にかかる工数によって異なります。

４．お問い合わせ・お申込み

支援のお問い合わせ・お申込みは以下お問い合わせフォームまたはお電話(048-985-8255)からお願いいたします。

企業名必須

役職または部署名

ご担当者様氏名必須

メールアドレス必須

ご希望項目
事務業務の効率化支援(Excel改善支援)　公的補助金取得支援　経営相談支援　中小企業診断士による実務活動支援

ご相談・お問い合わせ内容