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事務業務の効率化支援(Excel改善支援)




製造業のような現場仕事が中心の会社であっても「事務仕事」は存在します。事務仕事は事務員だけではなく現場の作業員や管理者・経営者も行うことがあり、意外と時間を取られています。

こうした事務仕事は増やすことで売上・利益を生む活動ではないです。そのため(顧客との接点は除いて)出来るだけ簡略化し、その分の時間や資金を売上・利益を生む活動に集中することが望ましいです。

企業で行われる事務仕事の多くにはExcelが使用されています。Excelには作業を簡略化するための様々な機能が備わっていて、そうした機能を活用することで業務を効率化することが可能です。

メニュー
1.Excelの機能を活用した改善
2.支援内容
3.支援費用
4.お問い合わせ・お申込み

1.Excelの機能を活用した改善

御社が現在Excelで行っている事務仕事で以下のようなことはないでしょうか?

 ✔ 同じ情報を複数のファイルに入力している。1回で済ませたい。
 ✔ 間違いやミスが多くフォローに時間がかかっている。ミスを減らしたい
 ✔ 繰り返し入力する情報や計算でも毎回手入力が必要。手間を減らしたい

前述したようにExcelには様々な機能があり、
例えば

・数式を予め入れておいて自動で計算する
・データベースのように、コードを入れることで付属の情報を自動で入力する
・決まったいくつかの手順をボタン一つで自動で行う

といったことが出来ます。こうした機能を活用することで効率化が可能です。

改善例 受注管理業務の改善

以下の業務の改善を考えます。

業務:受注管理
現状の手順:①受注情報をExcelの『受注管理表』に入力。
      ②同じ情報を使って別ファイルの『受注確認書』『出荷指示書』を作成して発行。
      ③その後別ファイルの『在庫管理表』に出庫量を入力し、月ごとの在庫予定を計算。
問題点:全て手入力または他情報からのコピーで入力しているため、時間がかかり誤りもある。


改善① 『受注管理表』付属情報を自動で入力

現状『受注管理表』への受注情報入力は全て手入力で行っていますが、会社名に付属する住所や電話番号などの情報は会社名を選択すれば自動で入力されるようにします。商品情報も同様です。
これにより入力の手間が削減され、誤りの危険性も低下します。




改善② 『受注確認書』入力内容を各帳票に反映して作成

「受注確認書」「出荷指示書」の中で受注管理表の入力内容と重複するものは、受注管理表の入力内容を反映します。帳票作成の手間を大きく削減できると共に、帳票のフォーマットに直接入力しないことで入力間違いが防止されます。


改善③ 『在庫管理表』計算式を入力しておき、自動で計算

受注管理表の商品情報を在庫管理表に反映します。月ごとの受注残を計算する必要がある在庫管理表は、計算式をあらかじめ設定しておくことで自動計算し、毎回の計算の手間を省きます。

改善まとめ

Excelの改善により、入力は受注管理表に1回入力するだけ。在庫計算は自動計算により手間を削減。また入力ミスの防止により発生する余計な業務を削減することが出来ました。

こうした改善は一度行ってしまえば効果を発揮し続けるため、早期に改善してしまうことをお勧めします。



2.支援内容

事務業務の効率化支援では、主に以下の流れで行います。

■Excel改善支援の流れ
1 まずはお問い合わせフォームまたはお電話のいずれかにて、「希望する内容が実施可能かどうか?」をお問い合わせください。弊社から回答を致します。
2 お問い合わせを頂いた後、弊社担当者がご訪問致します。
改めて現場で内容を確認させて頂き、改善可能であれば費用のお見積りをお渡しいたします。
改善を実施する場合、その場で完了できるものであればご担当者様と立ち合いの元、その場で改善を行います。時間が必要なものに関しては、情報を消去したファイルを頂き、改善して後日お渡しいたします。
3 実際にファイルを使用しているご担当者様に1週間程度テストとして実際に使用して頂きます。使用感や不明な点等を確認し必要な箇所を修正した後、正式に納品致します。
4 改善が終了し、納品した後もご相談を承ります。
*改善内容に不具合がある場合、修正は無料で行います。

ご希望の改善が非常に小さな箇所である場合やご希望がある場合、関連する他の業務を見せて頂き弊社の方から業務削減のご提案をさせて頂きます。




3.支援費用

 16,500円(消費税等込み)~ *改善にかかる工数によって異なります。



4.お問い合わせ・お申込み

支援のお問い合わせ・お申込みは以下お問い合わせフォームまたはお電話(048-985-8255)からお願いいたします。

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